Una empresa no necesita tener cientos de empleados para que la automatización tenga sentido. Una tarea que ocupa 15 minutos al día puede parecer insignificante, pero cuando se repite durante meses y afecta a varias personas, acaba representando una cantidad considerable de tiempo y dinero.
Copiar datos entre aplicaciones, preparar informes, enviar correos, registrar pedidos, generar documentos o actualizar información en diferentes sistemas son ejemplos habituales de trabajo repetitivo. Son tareas necesarias, pero no siempre necesitan intervención humana en cada paso.
La automatización de procesos permite que determinadas acciones se ejecuten de forma automática a partir de unas reglas previamente definidas. Bien planteada, puede liberar tiempo para actividades de mayor valor, reducir errores y hacer que determinados procesos sean más rápidos y predecibles.
Pero hay una cuestión más importante que saber si se puede automatizar: ¿cuánto puede ahorrar realmente una empresa al hacerlo?
¿Cuánto puede ahorrar una empresa automatizando procesos?
No existe un porcentaje de ahorro aplicable a todas las empresas. El resultado depende del proceso, su frecuencia, el número de personas implicadas, el coste de los errores y el nivel de automatización que pueda alcanzarse.
Las investigaciones sobre automatización empresarial muestran que el potencial puede ser significativo en determinados procesos. McKinsey, por ejemplo, ha documentado casos en los que la automatización inteligente ha permitido reducir tiempos de procesamiento y generar importantes eficiencias operativas. Sin embargo, también advierte de que los resultados dependen de cómo se rediseña y se implanta el proceso, no únicamente de la tecnología utilizada.
Por eso, en lugar de utilizar una cifra genérica como "la automatización ahorra un 30 %", resulta mucho más útil calcular el ahorro de cada proceso concreto.
Cómo calcular cuánto tiempo se puede ahorrar
El cálculo puede ser bastante sencillo si se parte de datos reales.
Imaginemos una empresa en la que un empleado dedica aproximadamente 20 minutos al día a descargar información de un sistema, modificarla y trasladarla a otra herramienta.
Si esa tarea se realiza 220 días al año, supone:
- 20 minutos × 220 días = 4.400 minutos.
- 4.400 minutos = unas 73 horas al año.
Si la misma tarea la realizan cuatro personas, estamos hablando de aproximadamente 293 horas anuales.
Una automatización que elimine gran parte de ese trabajo no necesariamente hará que esos empleados trabajen menos horas. El beneficio puede estar en que esas horas se dediquen a tareas que requieren criterio, atención al cliente, ventas, análisis o gestión.
Cómo convertir las horas ahorradas en dinero
Para estimar el ahorro económico hay que asignar un coste a las horas dedicadas al proceso.
Una fórmula sencilla es:
Ahorro anual estimado = horas eliminadas o liberadas × coste empresarial aproximado por hora
Por ejemplo, si una automatización libera 300 horas al año y el coste empresarial estimado de esas horas es de 25 €, el valor potencial del tiempo liberado sería de 7.500 € al año.
Esto es una simplificación. En la práctica, conviene distinguir entre ahorro directo y capacidad liberada. Si una empresa elimina un proceso que ocupaba 300 horas pero mantiene exactamente el mismo número de empleados, no significa que haya reducido su gasto de personal en 7.500 €. Lo que ha conseguido es disponer de 300 horas adicionales para producir más, atender mejor a los clientes o evitar nuevas contrataciones.
Esta diferencia es importante cuando se calcula el retorno de una inversión en automatización.
El ahorro no consiste únicamente en reducir costes
Uno de los errores habituales es medir el éxito de una automatización únicamente en euros ahorrados.
Una automatización puede aportar valor de otras maneras:
- Tiempo: reduce horas dedicadas a tareas repetitivas.
- Errores: disminuye determinados fallos derivados de introducir o trasladar información manualmente.
- Velocidad: permite completar procesos en menos tiempo.
- Capacidad: facilita gestionar más operaciones sin aumentar proporcionalmente el equipo.
- Información: puede conectar sistemas y hacer que los datos estén disponibles antes.
- Experiencia del cliente: permite responder o ejecutar determinadas acciones con mayor rapidez.
- Trazabilidad: facilita registrar qué ha ocurrido durante un proceso.
En algunas empresas, el mayor retorno no procede de reducir una partida de costes, sino de poder crecer sin aumentar el trabajo administrativo en la misma proporción.
¿Qué procesos merece la pena automatizar?
No todas las tareas deberían automatizarse. Un buen punto de partida son aquellas que tienen varias características en común: son frecuentes, repetitivas, predecibles y consumen tiempo.
Algunos ejemplos habituales son:
Gestión de datos
Pasar información de un formulario a un CRM, sincronizar datos entre sistemas o actualizar registros puede generar muchas horas de trabajo acumuladas.
Si dos aplicaciones disponen de mecanismos para comunicarse entre ellas, muchas de estas tareas pueden ejecutarse automáticamente.
Facturación y administración
La generación de determinados documentos, el envío de facturas, las notificaciones o la actualización de estados son procesos que pueden contener pasos automatizables.
La automatización no sustituye necesariamente la supervisión de una persona. Puede encargarse de las operaciones repetitivas y dejar para el equipo las excepciones o decisiones que requieren revisión.
Gestión de clientes
Cuando un nuevo contacto llega desde una web, puede ser posible registrar sus datos, asignarlo a un responsable, enviar una confirmación y crear una tarea comercial sin intervención manual.
Esto evita que un proceso que debería durar segundos termine dependiendo de que alguien recuerde realizar varias acciones.
Informes y cuadros de mando
Preparar informes periódicos suele implicar recopilar datos de diferentes fuentes, limpiarlos, combinarlos y presentarlos.
Si las fuentes están conectadas, parte de este proceso puede automatizarse para que los datos estén disponibles con menor intervención manual.
Pedidos y operaciones internas
La recepción de un pedido puede desencadenar diferentes acciones: actualizar un sistema, avisar al equipo correspondiente, generar documentación o enviar información al cliente.
Cuando estas acciones siguen reglas claras, existe una oportunidad para automatizarlas.
Un ejemplo práctico de ahorro con automatización
Supongamos una empresa que recibe solicitudes comerciales a través de su página web.
Cada solicitud requiere actualmente unos 10 minutos de trabajo administrativo: revisar los datos, introducirlos en el CRM, avisar al responsable comercial y enviar un correo de confirmación.
Si recibe 500 solicitudes al mes, el proceso representa:
- 500 solicitudes × 10 minutos = 5.000 minutos.
- 5.000 minutos = aproximadamente 83 horas al mes.
- 83 horas × 12 meses = aproximadamente 996 horas al año.
Si una automatización elimina buena parte de las tareas mecánicas, el potencial de ahorro de tiempo puede ser considerable.
Pero hay otro beneficio: la empresa también reduce la dependencia de que una persona recuerde realizar cada paso. La solicitud puede entrar directamente en el circuito establecido y el equipo centrarse en la parte que realmente requiere intervención humana.
Este ejemplo es hipotético. El ahorro real dependería del proceso concreto, del grado de automatización alcanzable y de las herramientas utilizadas.
Cómo saber si una automatización merece la pena
Una automatización no es rentable simplemente porque sea técnicamente posible. Hay que comparar el coste de implantarla con el valor que puede generar.
Una forma sencilla de plantearlo es calcular:
- Cuánto tiempo consume actualmente el proceso.
- Cuántas veces se repite.
- Cuántas personas intervienen.
- Qué coste aproximado tienen esas horas.
- Cuántos errores genera el proceso manual.
- Qué parte puede automatizarse realmente.
- Cuánto costaría desarrollar e implantar la solución.
- Qué costes recurrentes tendrá posteriormente.
Con estos datos se puede hacer una primera estimación del retorno de la inversión.
ROI de la automatización: una cuenta sencilla
Para tener una primera aproximación, puede utilizarse una fórmula básica:
ROI = (beneficio obtenido - inversión) / inversión × 100
Por ejemplo, imaginemos una automatización que requiere una inversión inicial de 10.000 € y genera un valor anual estimado de 6.000 € entre tiempo liberado, reducción de errores y otros beneficios cuantificables.
El primer año todavía no habría recuperado completamente la inversión. A partir de los siguientes años, si el coste de mantenimiento es reducido y el ahorro se mantiene, la relación puede resultar mucho más favorable.
Este cálculo debe hacerse con cierta prudencia. El valor del tiempo liberado no siempre equivale a un ahorro contable directo y algunos beneficios son difíciles de convertir en euros.
Automatizar no significa eliminar personas
La automatización suele generar más valor cuando se utiliza para quitar trabajo repetitivo a las personas, no simplemente para intentar sustituirlas.
Una persona puede seguir siendo necesaria para revisar una operación, tomar una decisión, resolver una excepción o comunicarse con un cliente. Lo que cambia es que deja de dedicar tiempo a las partes mecánicas del proceso.
McKinsey ha señalado precisamente la importancia de considerar la automatización como una forma de aumentar la productividad de las personas y rediseñar la manera de trabajar, en lugar de plantearla exclusivamente como una reducción de puestos de trabajo.
Este enfoque también ayuda a detectar una cuestión importante: no todo lo que hace una persona debe automatizarse.
El mayor error: automatizar un proceso que ya funciona mal
Antes de automatizar conviene analizar el proceso actual.
Si una empresa tiene un procedimiento lleno de pasos innecesarios, datos duplicados y decisiones que nadie tiene claras, automatizarlo sin revisarlo puede simplemente hacer que el problema ocurra más rápido.
Por eso, una buena estrategia suele seguir tres pasos:
- Analizar: entender cómo se realiza actualmente el proceso.
- Simplificar: eliminar pasos que no aportan valor.
- Automatizar: utilizar tecnología para ejecutar automáticamente las partes repetitivas.
La tecnología es importante, pero el diseño del proceso lo es tanto o más.
Automatización sencilla frente a automatización a medida
No todas las automatizaciones requieren desarrollar software desde cero.
En algunos casos puede bastar con configurar correctamente las herramientas que ya utiliza la empresa. En otros, será necesario conectar varias aplicaciones mediante APIs, desarrollar integraciones específicas o crear una aplicación adaptada al proceso.
La elección depende de factores como el número de sistemas implicados, la complejidad de las reglas, el volumen de operaciones y las necesidades de seguridad.
La solución adecuada no es necesariamente la más sofisticada. Es la que consigue resolver el problema con un coste y una complejidad razonables.
Qué automatizar primero en una empresa
Si una empresa tiene muchos procesos candidatos, no conviene intentar automatizarlos todos a la vez.
Una buena forma de priorizarlos es buscar procesos que combinen alta frecuencia, mucho tiempo dedicado y reglas relativamente predecibles.
También merece la pena prestar atención a aquellas tareas que generan errores frecuentes o retrasan a otros departamentos.
Por ejemplo, automatizar una tarea que consume 30 minutos al mes probablemente tendrá menos impacto que otra que ocupa 30 minutos cada día y afecta a cinco personas.
Una pequeña matriz con cuatro variables —frecuencia, tiempo, coste del error y dificultad de automatización— puede ayudar a seleccionar los primeros proyectos.
Qué información conviene analizar antes de automatizar
Antes de pedir una solución tecnológica, conviene documentar el proceso actual. No hace falta crear un informe complejo.
Basta con responder algunas preguntas:
- ¿Qué desencadena el proceso?
- ¿Qué pasos se realizan?
- ¿Quién interviene?
- ¿Qué herramientas se utilizan?
- ¿Cuánto tiempo ocupa cada operación?
- ¿Con qué frecuencia se repite?
- ¿Dónde se producen errores o retrasos?
- ¿Qué decisiones requieren necesariamente intervención humana?
- ¿Qué resultado debería producir la automatización?
Esta información permite estimar mucho mejor el potencial de ahorro y evita desarrollar una solución basada en suposiciones.
La automatización como inversión, no como gasto tecnológico
Cuando se analiza correctamente, automatizar procesos no consiste simplemente en comprar una herramienta.
Es una inversión destinada a mejorar la forma en la que funciona la empresa. El retorno puede aparecer en forma de horas liberadas, menor número de errores, procesos más rápidos, mayor capacidad operativa o una mejor experiencia para clientes y empleados.
Además, el valor puede acumularse con el tiempo. Una tarea que se automatiza hoy puede seguir generando ahorro durante años, siempre que el proceso continúe siendo útil y la solución se mantenga correctamente.
¿Cuánto tiempo y dinero puede ahorrar realmente tu empresa?
La respuesta depende menos de la tecnología que del proceso que se quiere mejorar.
Una empresa que quiera calcular su potencial de ahorro debería empezar por identificar las tareas repetitivas que más tiempo consumen, medir su frecuencia y estimar el coste asociado. Con esos datos es posible determinar qué procesos tienen mayor potencial y qué inversión tendría sentido.
La automatización puede ser especialmente interesante cuando conecta sistemas que actualmente obligan a las personas a trasladar información manualmente, elimina tareas administrativas repetitivas o permite que un equipo gestione un mayor volumen de trabajo sin aumentar proporcionalmente la carga operativa.
En Orizontic ayudamos a las empresas a analizar sus necesidades digitales y a plantear soluciones que pueden incluir automatización, integraciones, desarrollo a medida y transformación de procesos.
Si estás detectando tareas que se repiten cada día y que consumen tiempo sin aportar un valor proporcional, puede ser un buen momento para analizarlas. Antes de automatizar, conviene medirlas. A partir de ahí, es mucho más sencillo saber cuánto tiempo y dinero puede ahorrar realmente la automatización en tu empresa.
